Redmax
Redmax

Digitalisering intakeproces forensische zorg bij Het Dok

De forensisch psychiatrische polikliniek Het Dok liet zich door Redmax meenemen in de ontwikkelingen rond eHealth. Het resultaat is een vernieuwd intake- en aanmeldproces, waarbij online toepassingen een belangrijke rol spelen.

Digitalisering intakeproces forensische zorg bij Het Dok

Wat zijn onze mogelijkheden met eHealth?
Wat kunnen en moeten wij doen met eHealth? Dat is de vraag waarmee Het Dok bij Redmax aanklopte. Samen met Het Dok gingen wij op zoek naar de digitale behoeften van behandelaren en patiënten. Zo vroegen wij welke rol digitalisering speelt in het leven van de complexe doelgroep. En op welke wijze patiënten digitale ondersteuning willen ontvangen van Het Dok. Aan behandelaren werd gevraagd hoe digitale middelen hen kunnen helpen in het gesprek met de patiënt en in de dagelijkse werkzaamheden om efficiënter te kunnen werken.

Wegwijs maken in de wereld van eHealth
Door middel van voorbeelden, een aantal workshops en kennissessies is Het Dok wegwijs gemaakt in de wereld van eHealth. Op basis van de nieuw opgedane inzichten en ons advies, heeft Het Dok een visie gevormd rondom eHealth. Na gesprekken met patiënten, medewerkers en verwijzers is gekozen voor een focus op het digitaliseren van het intake- en aanmeldproces. Het bleek namelijk dat Het Dok een uitdaging had op het vlak van de intakeprocedure. Patiënten werden gedemotiveerd door de te lange doorlooptijd (gemiddeld 51 dagen) en daarbij kwamen patiënten tijdens de intake geregeld terecht in een verkeerde behandeling. Een pittige uitdaging binnen een omgeving die terughoudend staat ten opzichte van innovatie. Met het digitaliseren van dit proces wilde het Dok naast een efficiencyslag een ander en beter gesprek tussen behandelaar en patiënt realiseren.

De patiëntenreis
Door middel van een customer journey, een werkvorm waarbij vanuit de eindgebruiker naar het gewenste proces wordt gekeken, is het digitaliseringsproces in kaart gebracht. Op basis van dit proces is de eerste stap; de online aanmelding, gerealiseerd via de vernieuwde website. Hier kunnen patiënten kennismaken met het Dok en starten aan de nieuwe, versnelde intakeprocedure waarbij vragenlijsten online worden ingevuld.

Brownpaper
In een patiëntenreis zijn de bottlenecks op hoog niveau achterhaald. Met de brownpapermethodiek zijn we daarna ingezoomd op (deel)processen. Het doel van de brownpapermethodiek is om een proces integraal in kaart te brengen vanuit het perspectief van de klant. De belangrijkste stakeholders werden hierbij betrokken in het proces. Gezamenlijk is er gekeken naar hoe het proces geoptimaliseerd kon worden vanuit het perspectief van de klant en de interne organisatie.

Website van Het Dok
Naast het interne proces is de blik ook verbreed naar de website van Het Dok. Focus op de doelgroep heeft geleid tot duidelijke, bondige teksten en een nadruk op conversie.

Begeleiding
Het vernieuwde intakeproces vraagt om een nieuwe denk- en werkwijze bij het Dok. Redmax begeleidt het Dok bij de realisatie en implementatie van deze werkwijze. Zo is er gezocht naar bestaande, passende technische oplossingen. Deze zijn getest in zogenaamde proeftuinen: in blokken van negen weken wordt de gekozen oplossing op kleine schaal getest en geoptimaliseerd in de praktijk. Een succesvolle proeftuin wordt uiteindelijk uitgerold in de gehele organisatie.

Resultaat: verbeterd intakeproces
Een geoptimaliseerd proces ondersteund door technische middelen, heeft geresulteerd in een spectaculaire verbetering van de doorlooptijd. De intake die gemiddeld 51 dagen in beslag nam, is omgevormd naar een intake van 2,5 uur. Daarbij is een negatief resultaat per intake omgevormd naar een positief resultaat per intake.

“Redmax heeft bij ons een digitaal intake proces geïmplementeerd waarmee de doorlooptijd met 75% is verkort. Dit gaat boven onze verwachtingen uit.” Jan Wouter van den Doel – Informatie- en innovatiemanager bij de Kijvelanden


Hoe nu verder?
Na het opnieuw indelen van een proces, is het van belang om met enige regelmaat te valideren of het proces nog aansluit bij de realiteit. Wet- en regelgeving is aan verandering onderhevig, maar ook de interne organisatie en klantwensen zijn dat. Een nieuw initiatief zoals de Forensische Wegwijzer waar Redmax ook bij betrokken is, is bedoeld om intakes van forensische cliënten nog beter te stroomlijnen. Dit biedt ook voor Het Dok nieuwe kansen. Om te zorgen dat het intakeproces ook in de toekomst succesvol blijft, is Redmax nog steeds betrokken bij het geoptimaliseerd houden van het intakeproces.

Digitalisering intakeproces forensische zorg bij Het Dok

Digitalisering intakeproces forensische zorg bij Het Dok

De forensisch psychiatrische polikliniek Het Dok liet zich door Redmax meenemen in de ontwikkelingen rond eHealth. Het resultaat is een vernieuwd intake- en aanmeldproces, waarbij online toepassingen een belangrijke rol spelen.

Wat zijn onze mogelijkheden met eHealth?
Wat kunnen en moeten wij doen met eHealth? Dat is de vraag waarmee Het Dok bij Redmax aanklopte. Samen met Het Dok gingen wij op zoek naar de digitale behoeften van behandelaren en patiënten. Zo vroegen wij welke rol digitalisering speelt in het leven van de complexe doelgroep. En op welke wijze patiënten digitale ondersteuning willen ontvangen van Het Dok. Aan behandelaren werd gevraagd hoe digitale middelen hen kunnen helpen in het gesprek met de patiënt en in de dagelijkse werkzaamheden om efficiënter te kunnen werken.

Wegwijs maken in de wereld van eHealth
Door middel van voorbeelden, een aantal workshops en kennissessies is Het Dok wegwijs gemaakt in de wereld van eHealth. Op basis van de nieuw opgedane inzichten en ons advies, heeft Het Dok een visie gevormd rondom eHealth. Na gesprekken met patiënten, medewerkers en verwijzers is gekozen voor een focus op het digitaliseren van het intake- en aanmeldproces. Het bleek namelijk dat Het Dok een uitdaging had op het vlak van de intakeprocedure. Patiënten werden gedemotiveerd door de te lange doorlooptijd (gemiddeld 51 dagen) en daarbij kwamen patiënten tijdens de intake geregeld terecht in een verkeerde behandeling. Een pittige uitdaging binnen een omgeving die terughoudend staat ten opzichte van innovatie. Met het digitaliseren van dit proces wilde het Dok naast een efficiencyslag een ander en beter gesprek tussen behandelaar en patiënt realiseren.

De patiëntenreis
Door middel van een customer journey, een werkvorm waarbij vanuit de eindgebruiker naar het gewenste proces wordt gekeken, is het digitaliseringsproces in kaart gebracht. Op basis van dit proces is de eerste stap; de online aanmelding, gerealiseerd via de vernieuwde website. Hier kunnen patiënten kennismaken met het Dok en starten aan de nieuwe, versnelde intakeprocedure waarbij vragenlijsten online worden ingevuld.

Brownpaper
In een patiëntenreis zijn de bottlenecks op hoog niveau achterhaald. Met de brownpapermethodiek zijn we daarna ingezoomd op (deel)processen. Het doel van de brownpapermethodiek is om een proces integraal in kaart te brengen vanuit het perspectief van de klant. De belangrijkste stakeholders werden hierbij betrokken in het proces. Gezamenlijk is er gekeken naar hoe het proces geoptimaliseerd kon worden vanuit het perspectief van de klant en de interne organisatie.

Website van Het Dok
Naast het interne proces is de blik ook verbreed naar de website van Het Dok. Focus op de doelgroep heeft geleid tot duidelijke, bondige teksten en een nadruk op conversie.

Begeleiding
Het vernieuwde intakeproces vraagt om een nieuwe denk- en werkwijze bij het Dok. Redmax begeleidt het Dok bij de realisatie en implementatie van deze werkwijze. Zo is er gezocht naar bestaande, passende technische oplossingen. Deze zijn getest in zogenaamde proeftuinen: in blokken van negen weken wordt de gekozen oplossing op kleine schaal getest en geoptimaliseerd in de praktijk. Een succesvolle proeftuin wordt uiteindelijk uitgerold in de gehele organisatie.

Resultaat: verbeterd intakeproces
Een geoptimaliseerd proces ondersteund door technische middelen, heeft geresulteerd in een spectaculaire verbetering van de doorlooptijd. De intake die gemiddeld 51 dagen in beslag nam, is omgevormd naar een intake van 2,5 uur. Daarbij is een negatief resultaat per intake omgevormd naar een positief resultaat per intake.

“Redmax heeft bij ons een digitaal intake proces geïmplementeerd waarmee de doorlooptijd met 75% is verkort. Dit gaat boven onze verwachtingen uit.” Jan Wouter van den Doel – Informatie- en innovatiemanager bij de Kijvelanden


Hoe nu verder?
Na het opnieuw indelen van een proces, is het van belang om met enige regelmaat te valideren of het proces nog aansluit bij de realiteit. Wet- en regelgeving is aan verandering onderhevig, maar ook de interne organisatie en klantwensen zijn dat. Een nieuw initiatief zoals de Forensische Wegwijzer waar Redmax ook bij betrokken is, is bedoeld om intakes van forensische cliënten nog beter te stroomlijnen. Dit biedt ook voor Het Dok nieuwe kansen. Om te zorgen dat het intakeproces ook in de toekomst succesvol blijft, is Redmax nog steeds betrokken bij het geoptimaliseerd houden van het intakeproces.


Wilt u meer weten?

Neem contact op met Redmax.
+31 10 524 11 00

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten?

Ook interessant voor u?

Ook interessant voor u?

Ook interessant voor u?